科脉助力特百惠实现分销渠道管理优化

  商业环境的繁荣,使得竞争日益激烈。任何企业在面对来自各方面的挑战时,都使出浑身解数,渠道为王,决胜终端这句战略口号被精彩演绎着。得渠道者得天下,渠道战场已成为商战必争之地。市场环境的变化,使得终端费用的水涨船高。如何更有效得控制终端,使自己得投入落到实处,更是各商家不断琢磨的事,而伴随着的发展,分销系统对于优化管理所起的作用日益明显,因此也愈来愈受企业的重视。

  特百惠(中国)有限公司成立于1995年底,是中美合作企业,公司总投资额为一千万美元。在2000年,特百惠对销售渠道及市场拓展模式进行了调整,根据中国国情,确立了以特百惠专卖店为主要渠道,以会员制为特色的发展策略。目前,在全国7大区建立分公司,各省建立省办,共计700家分销商,近2300家专卖店。

  特百惠早就意识到自身渠道管理方面得不足了。当时的特百惠依靠得是JDE World A 7.3 ERP系统管理公司日常生产、销售、库存和财务;而在外部渠道管理方面,却一直缺乏完备的信息系统支持,所有分销商的订单管理仍采用电子邮件+电话服务的方式。随着渠道及市场模式的调整,特百惠对于渠道掌控、库存管理、信息把握等方面的需求越来迫切。在这种情况下,特百惠在经过多轮解决方案供应商评估以后,最终决定选择科脉的分销供应链管理解决方案来优化渠道管理。

  科脉在一开始就将构筑渠道管理核心竞争力作为项目定位,向特百惠管理层进行了全套方案阐述,双方在主体思路和构筑愿景方面有着惊人的共识,并随即携手共同致力于B/S业务系统的开发。整个系统规划分为三期,将逐步实施分销商在线订单系统(On-line Order System,以下简称OOS),数据采集管理系统,专卖店管理系统。涉及总部各部门、全国三十多个省办及全部分销商和专卖店;涉及各省办的库存管理、调拨管理、销售管理、财务开票、渠道管理;销售部、市场部、服务部的费用管理等业务;财务的帐务处理、凭证处理,并与JDE World A 7.3 ERP软件接口等功能。

  在特百惠前期的订单流程中,区域等级复杂,各环节均由手工完成,工作量大、误差率高、并且库存账款数据不实时,业务准确性难以保证。2006年底,特百惠与科脉公司正式携手合作。科脉在分销DRP产品的基础上,着力开发分销商在线订单系统。

  通过OOS系统,首先将原来订单流程统一整合为从登陆系统到仓库发货的八个简单操作步骤,快速实现了分销商的订单无纸化,提高了总部处理订单的效率。

  通过OOS系统,分销商提交订单时,分销商能随时了解订单审批情况和物流状态,客服人员和财务人员能及时查看和操作待审核的订单。系统自动检查库存数量,如库存足够就提交客服部门审核,否则提示用户并返回订单状态。客服部门审核后,分销商可以对订单执行确认(付款)操作,付款成功的订单经财务部审核后会自动上传至JDE系统。即使付款过程出现问题,系统也会在4个小时之内自动将订单撤销。这种对订单流程的调整,不仅提高了工作效率,加快了客服响应速度,而且减少了人为操作失误和业务数据不实时所造成的错误,有效提高了订单正确率和订单满足率。

  通过OOS系统,产品信息、分销商信息、库存信息和欠交订单信息自动从JDE系统中下载更新。在财务审核订单之前,系统会修改JDE系统中的软承诺库存数量;审核之后,订单通过EDI数据接口自动上传至JDE系统。总部能够及时掌握分布在渠道中各个结点上的货物状态,并在此基础上实现对渠道中货物的均衡处理。

  通过OOS系统,分销商还可轻松快捷地获取新品信息(包含图片)、产品价格/促销信息、公司新政策和报表统计等信息,而总部也能准确了解各分销商的具体情况和咨询、建议,并提供参考信息和反馈意见。

  在OOS开发过程中,新老系统对接、网上实时转帐、网络条件水平差异、流程整合及逐层培训等难点,在双方互信合作的良好氛围里被一一解决。2007年3月,特百惠分销商供应链管理一期系统已全面上线。

  在科脉设计的整个渠道管理优化方案中,OOS系统只是第一部分内容。因此,在一期任务完成后,新项目的开发又紧锣密鼓的展开。

  原来的终端管理过程中,总部对于经销商各店状况了解片面,对于各店运营成本等数据,缺乏财务参考记录。难以对渠道各层级所产生费用进行有效监督和管控,容易造成浪费。数据采集系统的上线,对上述问题进行了根本性改进。

  通过内部数据采集系统的实施,各省办的各类费用,如办事处费用,客户的补差,返利费用等进行集中控管;对各终端网点的数据进行采集,准确掌控终端动态;

  通过内部数据采集系统的实施,总部将各省办的费用预算做一个整体的统筹,省办要做公关活动,促销物料等,都可通过系统向总部申请进行;另外,还可管控各层级培训管理成本,并且对于培训效果评估、参训人员状况都可在总部层面进行统一管理。

  对于二期项目的开发,其难点在于各层级管理需求的不同,导致数据采集的侧重点不一致;以及审批流程复杂等。针对难点,科脉的研发团队充分发挥出了科脉产品通用、易用、适用的设计特色,将开发方向定格于用户自定义,将系统的通用性发挥到了极致。目前,二期项目已于7月正式运行。

  由于特百惠连锁经营的跨地域性,一直以来不能有效、及时的收集和处理所需要的信息,更不能准确对下一年的市场运作进行参考和指导。分销渠道既是合作者又是客户,总部简单的依靠各层级机构及销售人员的反馈,难以细致分析,准确把握市场动向,提供有效的服务与信息。解决了这个问题,特百惠分销渠道管理的核心将会更为完善,更加具备市场竞争力。

  基于科脉最新研发的大中型软件系列御商连锁商业管理软件的强大功能,三期系统将集中解决特百惠分销的三方面需求:终端销售数据采集,总部统一处理及分析及会员管理。

  通过三期专卖店管理系统,总部能够获得各专卖店对于销售过程的全面记录与跟踪,对于每个门店的多项关键性数据指标,如商品种类、商品线状况、交易状况、价格及毛利状况、销售排行等,系统会定期生成上百张分析报表,总部人员可随时了解产品和终端状态,提升企业把握市场能力和决策精准度。

  通过三期专卖店管理系统,将增强会员管理水平,针对性的进行顾客区隔,强化会员行销力。

  目前,第三期项目开发正顺利进行,预计将于今年11月正式研发完毕。这也将标志着特百惠分销供应链管理系统即将全面上线,基于打造特百惠渠道管理竞争力核心的战略性任务也将完成。

  特百惠分销供应链管理系统是科脉公司经历多年行业经验与自身先进的计算机技术结合的产物,是针对特百惠行业特性及其所关心的问题而进行的量身定做,因而无论是从管理深度上,还是软件平台的技术含量上,都具有非常明显的优越性,为特百惠的战略调整提供了专业化的管理及支持。相信特百惠(中国)有限公司在经历此次内部系统竞争力整合与优化之后,将以全新、高速的发展姿态雄居于行业之林。