广州市中外合资合作经营企业档案管理试行办法

  第一条 为加强对中外合资、合作经营企业档案管理工作,根据《中华人民共和国中外合作经营企业法》、《中华人民共和国中外合资经营企业法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定,结合本市实际,特制定本办法。

  第二条 中外合资、合作经营企业(简称合营企业,下同)档案是指企业在生产、技术、经营管理活动中形成具有保存价值的各种载体的历史记录,属国家档案的组成部分。

  第三条 合营企业有保护档案的义务,其档案管理工作应接受上级业务主管部门和档案行政管理部门的监督、指导,并按集中统一的原则管理。

  第四条 合营企业应设立档案室,配备档案专业人员,统一管理本企业在工作和生产经营活动中形成的全部档案材料。

  (二)临督、指导本企业各业务部门做好文件材料的形成、收集、积累和立卷归档工作,以及图纸的更改、补充工作,参与对科研成果、基本建设、产品试制、设备开箱等技术鉴定或竣工验收工作,负责审查归档的科技文件的完整性、准确性;

  (三)接收本企业各业务部门形成的档案,并对之进行系统加工整理、分类、编目、登记及保管工作;

  (四)编制必要的检索工具和参考资料,为开展档案利用工作创造条件,提供档案为企业各项工作服务;

  第七条 合营企业的文件归档范围包括行政管理、计划、统计、生产技术、劳动工资、经营销售、物资采购、财务(会计)、产品、基建、设备、培训、公关、保安以及党、工、团组织形成的具有保存价值的文件、图样、图表、计算材料、照片、录音、录像、缩微胶片、盘带等。

  第八条 合营企业文件材料的形成、积累、收集、整理立卷归档工作列入经营管理、生产技术、基建、科研全过程中的必要程序,列入经办人员的职责范围。凡办理完毕的具有保存价值的文件材料,应由各业务部门指定人员负责收集齐全,核对准确,整理立卷,经有关领导审阅签名,按规定向企业档案部门移交,任何个人和部门都不得分散保存,因生产需要留用的,可复制一份,原件由企业档案部门保存。

  第九条 凡引进技术、设备开箱,工程项目竣工验收,新产品开发鉴定,必须有企业档案部门派人参加。档案资料应由档案室集中统一管理,出国考察、培训带回的文件、资料均应交由档案室保存。

  第十条 合营企业的文件材料,一般应于翌年上半年整理立卷。其中科技文件材料,应在技术(工程)项目试制、投产、竣工后三个月内,经企业有关领导审定后,向档案室归档。

  第十一条 凡档案的文件材料,书写材料统一使用炭素墨水或蓝墨水书写,不得用铅笔、圆珠笔书写。要求字迹工整、图样清晰、纸质优良、文件和图纸规格符合国家规定。

  第十二条 合营企业应在文件材料的形成、收集、整理、立卷归档,档案的借阅利用、保管、鉴定、统计、保密、图纸修改、补充以及库房管理等方面,建立、健全各项规章制度,保证档案的完整和安全,使编制分类方案、系统整理时有所依据。

  第十三条 凡归档的文件必须齐全、分类清楚、组卷正确、系统排列、标题明确,符合案卷质量规定。对不符合要求的归档文件,企业档案室有权责令有关部门限期纠正。

  第十四条 合营企业档案室应按规定做好档案鉴定工作,需要销毁无保存价值的档案,必须造具清册,经企业领导批准并报主管机关备案。销毁档案时应指定监销人。

  第十五条 合营企业的档案室库房内应当保持适当的温度和湿度,有防盗、防火、防高温、防潮、防虫、防尘等安全设施。对破损的档案,须及时修补和复制。

  第十六条 合营企业合同期满、中途歇业或解散时,其档案应移交其主管机关保存。其中设备、基建方面的科技档案可随设备、房产移交其接管单位,但必须办理档案移交手续。

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