企业档案管理方案上海市工商行政管理局关于印发《上海市企业登记档案查阅办法》的通知

  为了充分发挥企业登记档案的社会作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保密法》和《上海市档案条例》等有关法律法规,制定本办法。

  本办法所称的企业登记档案是指本市工商(市场监管)部门依法对企业进行登记、管理过程中形成的材料。

  上海市工商行政管理局档案室和各分局(区市场监管局)档案室具体开展企业登记档案的查阅利用工作。

  上海市工商行政管理局信息中心负责企业登记网上电子化档案查阅的相关技术支持和保障工作。

  本市企业登记档案通过计算机系统采取电子化查阅的方法。除需要鉴定字迹或印鉴外,企业档案管理方案不再提供纸质原件进行查阅。

  (一)企业登记基本资料档案。包括:企业名称、企业注册号、住所/营业场所、法定代表人/负责人姓名、注册资本/金、出资方式、经营范围、公司类型/经济性质、企业状态、营业期限/经营期限、登记机关/受理机关、成立日期、最新年检状况、股东/发起人姓名或名称等。

  1.企业开业登记材料:名称预先核准通知书、企业设立登记申请书、章程、合同、委派书、聘任书、房屋租赁协议、董事会(股东会、监事会)决议等。

  2.企业变更登记材料:企业名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资本、经营范围等变更登记材料。

  3.企业注销登记材料:注销登记申请书、股东会或董事会的决议或决定、核准注销通知书等。

  (一)各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关和审计机关,可以查阅与自身所处理案件相关的企业登记档案。

  (二)受当事人委托的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构人员可以查阅与其办理事项相关的企业登记档案。

  (五)其他有关单位因工作关系需查阅企业登记档案的,需经档案所属机关档案管理部门负责人同意方可查阅相关档案。

  本办法第七条所列人员查阅除基本资料档案以外的其他企业登记档案,需填写查档申请表,提交单位出具的注明拟查阅企业全称的有效证明并出示查阅人的相关有效证件,供档案工作人员查验。

  (一)公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关和审计机关,应当由其指定的查阅人提交所在机关出具的有效证明并出示本人的有效工作证件。

  (二)律师应当提交所在单位出具的证明并出示本人的律师执业证件。基层法律服务工作者应当提交所在单位出具的证明并出示本人的工作证。法律援助人员应当提交法律援助机构的指派通知书、介绍信并出示本人有效工作证件。

  (三)公证、仲裁等机构工作人员应当提交所在机构出具的有效证明并出示本人的有效执业证件。

  (四)鉴定等机构工作人员应当提供有关单位委托其鉴定的委托书,提交所在机构出具的有效证明,出示本人的有效执业证件。

  (五)企业查阅本企业的登记档案,应当提交本企业出具的说明查档用途的有效介绍信,并出示本企业有效的营业执照(正本或副本)原件及指定查阅人员的有效身份证件。

  凡涉及特殊企业的登记档案,按《保密法》有关规定,履行相关手续后,方可提供查阅利用。

  查阅企业登记电子化档案应在工商(市场监管)部门档案室指定的查阅区域内进行。

  查阅对象对查阅所获取的资料仅限于工作上的正常利用,不得以其他不正当方式利用或用以牟取利益。

  前款所称其他不正当方式包括但不仅限于按照时间段、区域、行业等分类条件进行批量查询或者组合查询后编纂发布。

  档案部门有权要求申请人提供该申请内容与其生产、生活、工作等有直接关联的有效证明材料。

  违反本办法第十二条规定的,工商(市场监管)部门档案室除有权拒绝提供、当场制止外,还可以将其作为不诚信查阅对象列入重点防范名册,对其今后的查阅行为从严掌控、严格管理。

  查阅人查阅除企业登记基本资料档案以外的其他企业登记电子化档案的,可以自行摘录企业登记档案的内容,也可以自行复制允许复制的有关登记档案。应查阅人的要求,复制的企业登记档案可加盖档案材料证明章(自行摘录的材料不予盖章)。

  本办法自2015年5月1日起实施,有效期至2019年12月31日。原《上海市企业登记档案查阅办法》(沪工商档〔2005〕325号)同时废止。